Vom zeitraubenden Papierchaos zur strukturierten Übersicht
– in Sekunden statt Stunden
Unser Kunde, ein mittelständisches Versicherungsmaklerbüro, stand täglich vor Bergen eingescannten Papiers. Statt stundenlang Daten händisch zu sichten und zu erfassen, sorgt nun eine von uns entwickelte Pipeline dafür, dass alle wichtigen Vertragsinfos automatisch erkannt und als übersichtliches digitales Deckblatt ausgegeben werden.
Das Wichtigste in Kürze
Herausforderung
Manuelles Verarbeiten von Papierdokumenten führte zu Zeitverlust, Medienbrüchen und erhöhtem Fehlerpotenzial.
Lösung
Automatisierter Workflow, der Dokumente digitalisiert, relevante Daten extrahiert und strukturiert an nachgelagerte Systeme übergibt.
Ergebnis
Durch den optimierten Prozess spart das Team täglich mehrere Stunden, senkt Kosten und schafft Freiräume für wertschöpfende Tätigkeiten.
Jeden Tag ein neuer Stapel Arbeit
Der tägliche Dokumentenstrom bedeutete viel manuellen Aufwand und wiederholte Kontrollen – Zeit, die an anderer Stelle fehlte.
Viele unterschiedliche Dokumentenformate
Jeden Tag trafen Dokumente von zahlreichen Versicherern ein – alle in eigenen Designs und Strukturen. Um die richtigen Informationen zu finden, mussten Mitarbeitende oft lange suchen und die relevanten Details händisch heraustragen.
Hoher manueller Aufwand
Die Kerninformationen wie Versicherungsnummern, Status oder abgedeckte Leistungen mussten aus jedem Dokument manuell übertragen werden. Das war zeitintensiv und band Ressourcen, die eigentlich für die Kundenbetreuung gebraucht wurden.
Doppelte Kontrollen nötig
Da es sich um sensible Daten handelt, wurden viele Schritte doppelt geprüft, um sicherzugehen, dass nichts übersehen wird. Diese Absicherung kostete zusätzlich Zeit und verlangsamte den gesamten Prozess.
Implementierung & Methodik
So haben wir das gelöst
Wir haben einen durchgängigen, skalierbaren Prozess aufgebaut, der Dokumente automatisch erkennt, strukturiert und in einem übersichtlichen Format bereitstellt.
Automatischer Start direkt am Scanner
Sobald neue Dokumente gescannt werden, startet der Prozess automatisch – ohne dass jemand manuell Dateien hochladen oder sortieren muss
Datenschutzkonforme KI‑Analyse
Die Dokumente werden auf deutschen Servern verarbeitet. Eine Kombination aus Texterkennung (OCR) und multimodaler LLMs liest alle relevanten Informationen aus – zuverlässig und DSGVO‑konform.
Zentrale Steuerung über eine Workflow-Plattform
Wir nutzen eine erweiterte n8n‑Instanz als Herzstück. Für rechenintensive Schritte haben wir eigene Services entwickelt, die im gleichen System laufen und speziell für große Datenmengen optimiert sind.
Automatisches Erkennen und Zusammenführen von Daten
Doppelte oder widersprüchliche Einträge werden erkannt und bereinigt. Alle Dokumente werden über alle Seiten hinweg strukturiert zusammengeführt, sodass keine Informationen verloren gehen.
Übersichtliches Deckblatt mit allen Kerninformationen
Persönliche Daten und die wichtigsten Vertragsmerkmale werden automatisch aufbereitet und in einem klar strukturierten Deckblatt dargestellt – in einer Sprache und Struktur, die zum Arbeitsalltag des Maklers passt.
Flexibel für die Integration in andere Systeme
Alle Informationen liegen am Ende strukturiert vor. Daraus wird automatisch ein übersichtliches PDF erzeugt, das sofort genutzt werden kann. Gleichzeitig sind die Daten so vorbereitet, dass sie sich jederzeit in andere Systeme integrieren lassen.
So wird aus Chaos ein effizienter Workflow.
Unser strukturiertes Vorgehen sorgt dafür, dass Automatisierung dort ansetzt, wo der Nutzen am größten ist. Von der ersten Analyse bis zur erfolgreichen Implementierung begleiten wir den gesamten Prozess – hands-on, pragmatisch, zielgerichtet.
01
Analyse & Potenziale erkennen
In einem gemeinsamen Workshop analysieren wir die bestehenden Arbeitsabläufe:
02
Umsetzung & technische Integration
Anschließend setzen wir den entwickelten Prozess Schritt für Schritt um:
03
Betriebsstart & nachhaltige Begleitung
Nach der erfolgreichen Implementierung geht es darum, den Nutzen langfristig zu sichern:
Die spürbaren Vorteile
84%
schnellere Durchlaufzeiten. Vom Dokumenteneingang bis zur strukturierten Ablage in Minuten statt Stunden.
+26%
mehr Fokuszeit für Mitarbeiter und somit mehr Raum für wertschöpfende Tätigkeiten.
9h
pro Woche gewonnen. Weniger repetitive Aufgaben ➞ mehr Zeit für das Kerngeschäft.
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