Von Papierchaos zur strukturierten Übersicht in Sekunden
Unser Kunde, ein mittelständisches Versicherungsmaklerbüro, stand täglich vor Bergen eingescannten Papiers. Statt stundenlang Daten händisch zu sichten und zu erfassen, sorgt nun eine von uns entwickelte Pipeline dafür, dass alle wichtigen Vertragsinfos automatisch erkannt und als übersichtliches digitales Deckblatt ausgegeben werden.
Herausforderungen im Alltag
Der tägliche Dokumentenstrom bedeutete viel manuellen Aufwand und wiederholte Kontrollen – Zeit, die an anderer Stelle fehlte.
Viele unterschiedliche Dokumentenformate
Jeden Tag trafen Dokumente von zahlreichen Versicherern ein – alle in eigenen Designs und Strukturen. Um die richtigen Informationen zu finden, mussten Mitarbeitende oft lange suchen und die relevanten Details händisch heraustragen.
Hoher manueller Aufwand
Die Kerninformationen wie Versicherungsnummern, Status oder abgedeckte Leistungen mussten aus jedem Dokument manuell übertragen werden. Das war zeitintensiv und band Ressourcen, die eigentlich für die Kundenbetreuung gebraucht wurden.
Doppelte Kontrollen nötig
Da es sich um sensible Daten handelt, wurden viele Schritte doppelt geprüft, um sicherzugehen, dass nichts übersehen wird. Diese Absicherung kostete zusätzlich Zeit und verlangsamte den gesamten Prozess.
Automatischer Start direkt am Scanner
Sobald neue Dokumente gescannt werden, startet der Prozess automatisch – ohne dass jemand manuell Dateien hochladen oder sortieren muss
Zentrale Steuerung über eine Workflow-Plattform
Wir nutzen eine erweiterte n8n‑Instanz als Herzstück. Für rechenintensive Schritte haben wir eigene Services entwickelt, die im gleichen System laufen und speziell für große Datenmengen optimiert sind.
Datenschutzkonforme KI‑Analyse
Die Dokumente werden auf deutschen Servern verarbeitet. Eine Kombination aus Texterkennung (OCR) und multimodaler LLMs liest alle relevanten Informationen aus – zuverlässig und DSGVO‑konform.
Automatisches Erkennen und Zusammenführen von Daten
Doppelte oder widersprüchliche Einträge werden erkannt und bereinigt. Alle Dokumente werden über alle Seiten hinweg strukturiert zusammengeführt, sodass keine Informationen verloren gehen.
Übersichtliches Deckblatt mit allen Kerninformationen
Persönliche Daten und die wichtigsten Vertragsmerkmale werden automatisch aufbereitet und in einem klar strukturierten Deckblatt dargestellt – in einer Sprache und Struktur, die zum Arbeitsalltag des Maklers passt.
Flexibel für die Integration in andere Systeme
Alle Informationen liegen am Ende strukturiert vor. Daraus wird automatisch ein übersichtliches PDF erzeugt, das sofort genutzt werden kann. Gleichzeitig sind die Daten so vorbereitet, dass sie sich jederzeit in andere Systeme integrieren lassen.
So haben wir das gelöst
Wir haben einen durchgängigen, skalierbaren Prozess aufgebaut, der Dokumente automatisch erkennt, strukturiert und in einem übersichtlichen Format bereitstellt.
Die spürbaren Vorteile
Die neue Lösung verschafft dem Kunden deutlich mehr Tempo und Freiraum im Tagesgeschäft.
Mehr Kapazität für neue Mandanten
Auch große Dokumentenmengen lassen sich jetzt deutlich schneller verarbeiten. Der Makler kann wachsen, ohne dass die Verwaltung ausgebaut werden muss.
Mitarbeiter mit mehr Fokus
Weniger zeitintensive Routineaufgaben bedeuten mehr Raum für Beratung und wertschöpfende Tätigkeiten.
Zukunftssichere Datenbasis
Alle Informationen liegen strukturiert vor und können jederzeit in andere Systeme eingebunden oder für weitere Automatisierungsschritte genutzt werden.
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